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Musterfahrtenbuch: Fahrtenbuch Exel / Fahrtenbuch PDF

Allgemeine Hinweise zur steuerlichen Anerkennung eines Fahrtenbuches:

Fahrtenbücher werden von den Finanzbehörden nur anerkannt, wenn sie fortlaufend und zeitnah geführt werden und die in dem Fahrtenbuch-Muster enthaltenen Angaben vollständig enthalten (außer denjenigen zu den Verpflegungsmehraufwendungen).

Eine mit Hilfe eines Computerprogramms erzeugte Datei genügt den Anforderungen an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch nur dann, wenn nachträgliche Veränderungen an den zu einem früheren Zeitpunkt eingegebenen Daten nach der Funktionsweise des verwendeten Programms technisch ausgeschlossen sind oder in ihrer Reichweite in der Datei selbst dokumentiert und offen gelegt werden. Der Nachweis der Privatfahrten anhand eines Tabellenkalkulationsprogramms (z. B. einer Microsoft-Excel-Tabelle) genügt dagegen den Anforderungen an ein Fahrtenbuch nicht. Dies entschied der Bundesfinanzhof u.a. im Urteil vom 16.11.2005 - VI R 64/04 (veröffentlicht am 01.03.2006).

In einem weiteren Verfahren ( BFH vom 9.11.2005, VI R 27/05) hat sich der BFH zu den formalen und inhaltlichen Anforderungen, die an ein ordnungsgemäß geführtes Fahrtenbuch zu stellen sind, geäußert. Hierzu gehört auch, dass ein Fahrtenbuch zeitnah und in geschlossener Form geführt wird. Die zu erfassenden Fahrten einschließlich des an ihrem jeweiligen Ende erreichten Gesamtkilometerstands müssen vollständig und in ihrem fortlaufenden Zusammenhang wiedergegeben werden.

Um ganz sicher zu gehen, empfehlen wir Ihnen die Anschaffung eines handelsüblichen elektronischen Fahrtenbuches.

Sollten Sie dennoch unser Fahrtenbuch-Muster verwenden wollen, so empfehlen wir Ihnen zur Verbesserung des Beweiswertes Ihrer Eintragungen

-	evtl. im Kfz angefertigte handschriftliche Notizen zusätzlich aufzubewahren und

-	u.U. wöchentlich oder zumindest monatlich einen Ausdruck des jeweiligen Zeitraumes zu erstellen, aufzubewahren (in der Fußzeile wurde ein automatisches Datums- und Zeitfeld für den Ausdruck eingerichtet) und diesen ggf. von fremden Personen mit Datumsangabe unterschreiben zu lassen.

Ungeachtet der obigen Einschränkungen eignet sich unser Fahrtenbuch-Muster in jedem Fall für Aufzeichnungen zur Ermittlung steuerrelevanter Fahrten, bei denen nicht die Vorlage eines lückenlos geführten Fahrtenbuches notwendig ist (z.B. Ermittlung der 50%-Grenze zur Anwendung der 1%-Regelung bei betrieblichen Fahrzeugen von Einzelunternehmen und Personengesellschaften sowie als Nachweis betrieblicher Fahrten mit nicht betriebseigenen Kfz, Fahrten im Rahmen anderer steuerrelevanter Tätigkeiten wie Vermietungen, Kapitaleinkünfte, etc.)

Hinweise zum Umgang mit dem Fahrtenbuch-Muster:

Tragen Sie die allgemeinen Daten zum Namen, Zeitraum und Fahrzeug ein.

Tragen Sie einmal den Anfangs-Kilometerstand ein, danach immer nur den Endkilometerstand nach erfolgter Fahrt. Über die Zuordnung der Fahrt als Dienstfahrt (D), Fahrt zwischen Wohnung und Arbeitsstätte (W) oder Privatfahrt (P) errechnet Ihnen das Musterfahrtenbuch die gefahrenen Kilometer und ordnet sie automatisch einer der Spalten D, W oder P zu.

Als Ergebnis der Zuordnung erhalten Sie automatisch eine Information über die Summen der Kategorien D, W und P und eine Berechnung über den prozentualen Nutzungsgrad dieser Kategorie (z.B. wichtig für den vollen Vorsteuerabzug bei Betriebs-Kfz mit einer erforderlichen betrieblichen Nutzung von > 95%).

Optional können Sie Ihre Abwesenheitszeiten eingeben, das Muster-Fahrtenbuch errechnet Ihnen automatisch die Verpflegungs-mehraufwendungen, die Sie als Reisekosten gegenüber dem Betrieb / Arbeitgeber / Finanzamt geltend machen können. Achtung: Die Verpflegungskostensätze beziehen sich nur auf Inlands-Reisekostensätze; Ausland-Reisekostensätze wären separat einzugeben (vgl. dazu auch in unsere Homepage unter Info-Service / Basisdaten und Tabellen / Reisekostensätze Ausland).

Reisekostenabrechnung: Reisekostenabrechnung Exel / Reisekostenabrechnung PDF

Hinweise für die Reisekostenabrechnung in Excel:
-	Für die Nutzung dieser Datei setzen wir Excel-Kenntnisse voraus, weil u. U. an einigen Stellen Zellen eingefügt oder neu formatiert werden müssen, wenn z. B. mehr Reisen vorgenommen wurden als für eine Seite vorgesehen ist.
-	Diese Reisekostenabrechnung ist hauptsächlich für Arbeitnehmer gedacht, da hier evtl. Übernachtungspauschalen errechnet werden, Arbeitgeber / Unternehmer müssen für Übernachtungskosten im Inland diese mit Belegen nachweisen, Pauschalen sind nicht möglich. Somit ist die Spalte E (Übernachtungspauschale) für Unternehmer nicht anwendbar!
-	In Spalte A (Reisedatum) ist das Datum der Reise einzugeben. Bei mehrtätigen Reisen ist jeder Tag separat einzugeben.
-	Die Spalte D (Abwesenheit Std.) errechnet automatisch die Abwesenheitszeit, wenn in Spalte B (Abfahrt.... Uhr) die Abfahrtszeit und in Spalte C (Ankunft... Uhr) die Ankunftszeit erfasst wurde. (alle Zeiten in Digitalzeit, z.B. 7,30 Uhr = 7,5)
-	Aus den Abwesenheitszeiten in Spalte D werden dann automatisch in Spalte I (Verpflegungspauschale) die Beträge der Verpflegunspauschale errechnet, hier müssen keine Daten erfasst werden.
-	In Spalte E (Übernachtung ja/nein) (nur für Arbeitnehmer) ist eine 1 für ein "ja" einzutragen, die Übernachtungspauschale errechnet sich dann automatisch in Spalte J. Sollten tatsächliche Kosten lt. Beleg (Hotelrechnung) vorliegen, sind diese in Spalte K (tatsächliche Übernachtungskosten) einzutragen (sofern sie höher sind als die Pauschale), der pauschale Ansatz fällt automatisch weg.
-	In Spalte F sind die gefahrenen km (hin und zurück) einzutragen, die Beträge der Kilometerpauschale errechnen sich wiederum in Spalte L automatisch.
-	Reiseroute/Auftrag/besuchte Orte sollten bei jeder Reise immer angegeben werden.
-	Sonstige bei der Reise tatsächlich angefallene Kosten sind in Spalte M (lt. Belegen) mit ihrer Art und in Spalte O (Beträge in €) mit ihrem Wert einzutragen.
-	Grundsätzlich sollten in den Spalten I (Verpflegungspauschale €), J (Übernachtungspauschale €) und L (Kilometerpauschale €) keine Angaben gemacht werden, die Werte in diesen Spalten errechnen sich automatisch. Ausnahme: Bei Auslandsreisen müssen individuelle Werte erfasst werden. Pauschsätze im Ausland siehe: Verpflegungsmehraufwand Ausland.
-	Summen der angefallenen Kosten werden automatisch ermittelt und in das Abrechungskästchen (links unten) eingetragen.